*** شعار ما :   ترویج تفکر علمی و تخصصی مدیریت شهری و استفاده از تجارب سایر کشورها ***

بانک اطلاعات تخصصی

عضویت در خبرنامه





Powered by WebGozar

با پر کردن فرم بالا می توانید از جدیدترین اطلاعات وبسایت مرکز اطلاعات علمی و تخصصی مدیریت شهری با خبر شوید.

آیا می دانید ؟

آیا می دانید

اولین مردمانی که سکه را در جهان ضرب زدند ایرانیان بودند .

مطالب بیشتر ...

 
خطا ناپذير سازي فرآيند مميزي مشاهده در قالب PDF چاپ فرستادن به ایمیل
نازك كاري در شهرداري
چهارشنبه, 28 مرداد 1388 ساعت 16:18

وجود اشتباه و خطا در عملكرد يك فرايند، باعث ایجاد محصول/ خدمت معيوب مي­شود كه براي شناسايي و حذف اين عيوب بايد هزينه‌اي صرف شود. پرهزينه‌ترين اين اصلاحات محصولات/ خدماتي هستند كه به‌دست مشتري مي‌رسند. از آنجا كه مميزي فرايندي است كه به دنبال يافتن انطباق‌هاي موجود در يك سازمان با استاندارد موردنظر است، بايد در كمال صحت و دقت و به ‌دور از هرگونه خطا و اشتباه صورت پذيرد و ضمن اين­كه اعتبار سازمان مميزي‌كننده را حفظ مي­كند، بايد به سازمان مميزي‌ شونده نيز در راه رسيدن به اهدافش كمك و ياري رساند.

مديريت شهري

 

بنابراين خطا ناپذيرساختن فرايند مميزي (Auditing Mistake Proofing) ميتواند گامي اثربخش در جهت بهبود عملكرد سازمان­هاي مميزي‌كننده، به شمار آيد.

باتوجه به اين­كه حدود 80 درصد از عيوب از خطاهاي انساني ناشي مي‌شوند، با استفاده از تكنيك پوكايوكه مي توان تا حد زيادي از بروز اين خطاها جلوگيري كرد. تلاش­هايي كه در دهه‌هاي 50 تا 1980 ميلادي به منظور كاهش محصول / خدمت معيوب انجام شد، به بهبودي قابل توجه در عملكرد سازمان­ها منتهي شد. براين اساس، روش­هاي آماري و كنترل كيفيت آماري به­نحو قابل ملاحظه‌اي توسعه يافتند و درصد توليد محصول سالم به بيش از 99 درصد رسيد كه پيشرفت شگرفي به حساب مي­آمد. با توسعه صنعتي و پیشرفت در صنايعي مثل هوانوردي، وجود اشكالات جزئي در اين صنايع مي‌توانست باعث صدمات سنگيني شود كه در مواردي اين اتفاق نيز افتاد، بنابراين، چنین نتيجه­گیری شد كه خرابي­ها و اشكالات جزئي نيز مهم هستند و نبايد ناديده گرفته شوند.

اين نگرش به تفكري به‌نام خطاي صفر (Zero Defect) منتهي شد كه در آن هيچ خطايي پذيرفته نيست. برخي انديشمندان مديريت مثل كراسبي نيز آن را توسعه دادند و مبناي كنترل كيفيت صفر (Quality Control Zero) نيز برهمين اساس توسعه داده شده است.

مفاهيم و تكنيكهاي پوکا یوکه نيز كه بر اين تفكر و نگرش بنا و توسعه داده شده‌اند، در عمل در اجراي خطاناپذيرسازي و كاهش نرخ اشتباهات و عيوب سهم بسزايي داشته­اند. اين تكنيك در فرايندهاي توليدي به‌خوبي توسعه يافته و استفاده شده است اما در توسعه اين تكنيك در فرايندهاي خدماتي به‌اندازه فرايندهاي توليدي، كار نشده است.

فرايند مميزي، فرايندي است كه ساير فرايندهاي توليدي و غيرتوليدي را ارزيابي مي‌كند. در استاندارد ISO 19011:2002 اين‌گونه تعريف شده است: مميزي فرايندي سيستماتيك، مستقل و مدون براي كسب شواهد مبتني بر واقعيت آن، به‌منظور تعيين ميزان برآورده شدن معيارهاي مميزي است (بند3-1). از اصول مهم مميزي، دستيابي به نتايج مشابه در شرايط يكسان است كه تلاش سازمان­هاي مميزي‌كننده در رعايت اين اصل مهم و آموزش مميزان و جلسات دوره‌اي با آنان، نشان از اهميت اين موضوع دارد.

با يكسان‌سازي ورودي­هاي فرايند و يكسان‌سازي عملكرد در حين فرايند مي توان انتظار خروجي يكسان و مشابه را از هرفرايندي داشت. در مميزي نيز بااجراي پوكايوكه و پيشگيري از خطاهاي احتمالي كه از سوی طرف­هاي ذي­نفع مثل سازمان مميزي‌كننده، سازمان مميزي شونده و مميزان ممكن است رخ دهد، مي توان به نتايج مشابه و يكسان در فرايند مميزي دست يافت. اين عمل را مي توان «تضمين كيفيت فرايند مميزي» يا [4]((APQA نيز نامگذاري کرد. بااجراي APQA مي توان از عملكرد تيم­هاي مميزي اطمينان خاطر حاصل نمود كه اين كار به افزايش اعتبار سازمان مميزي كننده و گواهي‌دهنده(CB) نيز كمك مي كند.

علل عمده بروز خطا

1 – اشتباهات: مثل اشتباه مميز، اطلاعات اشتباه، تشخيص نادرست و...
2 – تغييرات: مثل فرهنگ سازماني متفاوت، ديدگاه مختلف مميزان، و...
3 – پيچيدگي: مثل پيچيدگي برخي فرايندها، نبود فرهنگ سازماني مشخص و...

اين عوامل ريشه اصلي عيوب و خطاها هستند. باتوجه به اين كه بهترين روش­هاي كنترل پيشگيرانه هم كامل نيستند، بنابراين نياز به يك پاسخ واكنشي در قبال بروز خطاها وجود دارد. در اين حالت اقدام اصلاحي بر كنترل خطا و بهبود آن و يا توقف كامل فرايند تاكيد دارد. بنابراين در مواجهه با خطاها به سه طريق ميتوان اقدام كرد:

1 – Warn: آگاهي دادن و جلوگيري از بروز خطا
2 –
Control : مشخص شدن خطا و كنترل آن
3 –
Shutdown : توقف كامل فرايند و حذف خطرات فرآيند

حال باتوجه به مطالب مطروحه، فرايند مميزي را با اين ديدگاه بررسي و خطاهاي ممكن و راه­هاي پيشگيري از آنها را مرور و APQA مورد نظر را ترسيم می­کنیم و در نهايت پيشنهادهایي براي بهبود عملكرد مميزي ارائه خواهد شد.

فرايند مميزي
در جريان اين فرايند مواردي كه توسط مميز بررسي مي‌شوند عبارتند از:

1 – مستندات (Documents) : شامل نقشه ها، قراردادها، سوابق، مميزي داخلي،...
2 – ابزار و تجهيزات مورد استفاده (
Tools) : كاليبراسيون، شرايط نگهداري،...
3 – مواد (
Materials) : تامين كنندگان، ايمني،...
4 – پرسنل سازمان (
People) : صلاحيت، آموزش، در دسترس بودن، توانمندي،...
5 – محصولات نهايي (
Products) : سوابق مرتبط، جابجايي، بسته بندي،...

در جريان اين مميزي خطاهايي ممكن است رخ دهد. چون مميزي فرايندي بر پايه تبادل اطلاعات و يافتن شواهد است پس مهمترين نوع خطاهاي مميزي، خطاهاي اطلاعاتي است كه شامل طبقه‌بندي زير است:

1 – اطلاعات مبهم:

داده هاي ورودي ناكافي و مبهم است، بنابراين تفاسير مختلف و گاه نادرست را در پي خواهد داشت.


2 – اطلاعات غلط:

داده هاي ارائه شده اشتباه است كه باعث تفسير و نتيجه گيري نادرست خواهد شد.

3 – اطلاعات حذف شده:

داده هاي ضروري براي يك تفسير يا فرايند در دسترس نيستند و يا هرگز تهيه نشده اند.


4 – تفسير نادرست اطلاعات:

به‌دليل کمبود تجربه و توانايي، داده‌هاي دريافتي به غلط تفسير شده­اند و از آنها نتايج اشتباه گرفته مي شود.

 
 

توسعه حمل و نقل محور

صفحه اصلی تماس با ما

All Rights Resereved For umic.ir

مشاور بازاریابی اینترنتی و سئو : گروه تخصصی مستر کاما